L’archiviazione documentale consiste nella copia di documenti cartacei su mezzi elettronici e/o digitali. Naturalmente con il termine di “Archiviazione Documentale” si fa riferimento nel 99% dei casi a documenti fiscali o legali.
L’esigenza di manifesta spesso in aziende che hanno un notevole flusso di documenti di vario tipo, quando la ricerca in archivio è un’operazione svolta con frequenza e quando i documenti in questione devono comunque essere conservati per un periodo di tempo prefissato.
A prescindere dalle esigenze di conservazione, l’archiviazione può comunque essere di due tipi fondamentali: sostitutiva oppure no.
In entrambi i casi il vantaggio è dato dalla possibilità di accesso ai documenti con mezzi elettronici. L’indicizzazione degli stessi infatti viene operata in fase di acquisizione o subito dopo, e consente per tutte le operazioni successive un’efficienza sia nel recupero della singola informazione che nell’eventuale catena di comunicazioni in serie che già di per sé può giustificare lo sforzo.
Diverso è il discorso per quanto riguarda l’eventuale archiviazione sostitutiva, che dipende da una normativa alquanto complicata (com’è tipico di tutto ciò che va a toccare la burocrazia italiana).
La regolamentazione nel settore è infatti molto stretta e complessa, ed è definita principalmente dalla Delibera CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11(Gazzetta Ufficiale del 9 marzo 2004 n.57) e dalla Norma UNI 11386:2010 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SinCRO).
In poche parole, la documentazione archiviata in modalità sostitutiva (che consente cioè la distruzione dei documenti originali) richiede il rispetto e l’osservazione di tutta una serie di norme particolari.
La cosa, grazie a queste complicazioni, alla fine rende l’operazione vantaggiosa solo in alcuni casi, tipicamente l’alto numero di documenti e l’elevato flusso informativo ad essi connesso.
Certo è che, in quei casi in cui è possibile, una sostituzione completa consente enormi vantaggi dal punto di vista logistico ed economico, dovuti alla soppressione degli archivi cartacei.
